Gyakran felmerül a kérdés, hogy a könyvelő dolga-e a számlázás. A válasz egyszerű: attól függ, hogy ebben állapodtak-e meg a könyvelői szerződésben. Mik az előnyei ha a könyvelő számláz és mik a hátrányai? Cikkünkből megtudhatja.

Számlázzon-e a könyvelő

Fontos, hogy az tudja kiállítani a számlát, akinek tudomása van valamilyen termék eladásáról vagy szolgáltatás nyújtásáról. Ha olyan szolgáltatásról van szó, mint például egy bérbeadás, vagy havi fix díjas tevékenységről beszélünk, akkor a könyvelő is könnyedén kiszámlázhatja ezeket a felek között fennálló szerződések alapján.

Ilyenkor elegendő változás vagy vis major esetén értesíteni, illetve változó összegű szerződéseknél megadni a havi aktuális összeget, vagy a számlázás alapját képező órák, események számát. Ez a megoldás praktikus, mert a vállalkozónak nem kell adminisztrációval foglalkoznia, a könyvelő pedig miután saját programjából állítja ki a számlát, nem kell külön tételben rögzítenie.

Mikor jobb, ha nem a könyvelő számláz

Egy webáruház esetében teljesen felesleges a könyvelőtől várni a számlázást, a korszerű webáruházak úgy vannak kialakítva, hogy vagy valamely online számlázó programhoz, vagy nagyobb vállalkozás esetében a saját könyvelőprogramhoz van bekötve a számlázás, amely az áruházból jövő értékesítéskor gyakorlatilag automatikusan, online számláz (visszaküldés esetén pedig jóváíró számlát állít ki.)

Ilyenkor az ügyfelek elektronikus számlát kapnak, így még a postázással sem kell vesződni. A könyvelőnek csupán annyi a dolga, hogy az időszak végén elvégzi a szükséges egyeztetéseket, hogy biztosan valóban minden értékesítésről kiküldésre került-e a számla.

Hibrid számlázási módszerek

Természetesen az is lehetséges, hogy tevékenységek szerint megosztják a feladatokat és a könyvelő kiszámlázza a havi rendszeres tételeket, a cég pedig gondoskodik az eseti vagy egyéb tételek bizonylatolásáról. Ilyenkor csak az a fontos, hogy pontosan meghatározzák szerződésükben hogy melyik esetben melyik félnek kell gondoskodnia erről.

Mire kell ügyelni a számlák kiállításánál

Számlázó program használata esetén

Ha ilyen programot használunk, akkor a számlázás megkezdése előtt, de legkésőbb 30 napon belül be kell jelentsük a program adatait a NAV felé. Ez a helyzet az online számlázó programokkal és a nagy cégek által készített, ismert számlázásra is használható vállalatirányítási szoftverekkel is. Ha a program modul rendszerű és több számlázásra használható modulja is van, akkor modulonként kell megtenni a bejelentést.

Ez a kötelezettség akkor is fennáll, ha saját számlázó programot fejlesztettünk cégünk részére. Ha később áttérünk egy másik program használatára, akkor az újat be kell jelentsük, a régit pedig törölnünk kell a nyilvántartásból. Ez különösen akkor igényel nagy figyelmet, ha a társaság és a könyvelő is számláz a cégnek.

Az aktuális számla kiállításakor az áfa kulcsok helyes megadása és a teljesítési idő megadása igényel még nagy figyelmet. A könyvelők természetesen tisztában vannak az áfa törvény előírásaival és ennek megfelelően töltik ki a számlák rovatait, de ha a vállalkozás számláz, mindenképpen át kell vegye előtte könyvelőjével a gyakori események esetében ezeket a szabályokat.

Kézi számlázásnál

Amikor a vállalkozó kézzel állítja ki számláit, még inkább oda kell figyeljen a számla előírt elemeinek meglétére és helyességére, mert kézi kitöltésnél nem segíti munkáját a gépbe táplált szabályrendszer. Természetesen fontos, hogy az összes előrenyomtatott mezőt kitöltse, az adó mértékét és a teljesítési időt pedig a fentiekben leírtaknak megfelelően, helyesen állapítsa meg.

Fontos dolog, hogy ha valamilyen hibát ejt, akkor azt az eredeti áthúzásával és fölé írással javíthatja, de ilyenkor kézjegyével és pecsétjével is el kell látnia azt, hogy igazolja a javítás eredetiségét.

Kézi számlaírásnál arra is figyelni kell, hogy az áfa összege és a végösszeg is helyesen legyen megállapítva, figyelemmel a kerekítésre is.