Egy vállalkozás sikeres működtetésében kulcsszerepe van egy gazdasági szakembernek. Ha vállalkozásunk mérete nem teszi lehetővé gazdasági igazgató, de még főkönyvelő alkalmazását sem, könyvelőnket kell nagyon jól megválasztanunk.
Könyvelő vagy könyvelőiroda kiválasztása
Kisebb cégek esetében gyakori, hogy könyvelő vagy könyvelőiroda segítségét veszik igénybe adózási és könyvvezetési kötelezettségeik teljesítéséhez. Sokan talán bele sem gondolnak, hogy mennyit spórolhatunk egy profi könyvelő segítségével és milyen hibás döntésektől óvhatjuk meg magunkat az előkészítésükkor kapott releváns információk segítségével.
Mik a leginkább elvárt könyvelői tulajdonságok?
Azaz mik a leggyakrabban elvárt szempontok:
- legyen precíz,
- rendelkezzen naprakész könyvelési és adó ismeretekkel,
- tartsa be a határidőket,
- legyen rugalmas rendelkezésre-állása,
- szolgáltasson információkat,
- érthetően magyarázzon,
- legyen olcsó.
De mitől függenek az árak?
A cégvezetők általában úgy gondolják, hogy a könyvelők olcsón kell dolgozzanak, hiszen csak berögzítik a bizonylatokat a számítógépbe, ami nem tűnik nagy dolognak. Valóban ez a rész a könyvelők munkájának legkevésbé bonyolult része, azonban a gépbe pötyögéshez azért tudni kell, hogy pontosan mit is kell rögzíteni, ellenőrizni kell a bizonylatok törvények által előírt formai és tartalmi kellékeit, szükség esetén bekérni az azokat alátámasztó dokumentumokat, megállapítani az esetlegesen kapcsolódó adókat (ha több lehetőség is felmerül, javaslatot tenni a vállalkozás számára kedvezőbbre), és csak ezután következhet a rögzítés.
Itt azonban még nem biztos, hogy vége tér a munka az adott számlához kapcsolódóan, ha például egy beruházási számláról van szó, akár 50 éven át is könyvelniük kell egy épület értékcsökkenését, a pénzügyi befektetéseknél, készleteknél, követeléseknél átértékelésekre lehet szükség, esetlegesen értékvesztést is el kell számolni, de termelő tevékenységnél még önköltségszámításra is szükség lesz. Rengeteg egyeztetésre, az adózási feladatokhoz pedig igen sok kimutatás elkészítésére van szükség.
A könyvelési díjak tehát természetesen az elvégzett munka minőségének és mennyiségének függvényében alakulnak. Az, hogy könyvelőnk naprakész legyen minden témában, rengeteg pénzt, időt és erőfeszítést igényel: konferenciákra, továbbképzésekre kell eljárjon, szakkönyveket kell vásároljon. Ezek költsége természetesen beépül a könyvelési árakba.
Természetesen a legfőbb árat meghatározó tényező a vállalkozásunkban keletkező bizonylatok mennyisége és minősége. Ezeket elsődlegesen általában a tevékenység jellege határozza meg. Egészen más feladat egy termelő, egy szolgáltató vagy egy bolti kiskereskedelemmel foglalkozó cég könyvelése.
Az sem mindegy, hogy kimenő számláinkat magunk készítjük-e el, és ha igen, olyan formában tesszük-e, amely technikailag felhasználható a könyvelésben, vagy a könyvelőknek kell kézzel rögzíteniük ezeket. Napjainkban rengeteg online számlázóprogram létezik, ezek, vagy a könyvelő által használt program elég sok költségtől megkímélheti cégünket.
A bejövő számlák, bankkivonatok mennyisége sem elhanyagolható, bár itt is nyílhat lehetőség az adatok elektronikus fogadására.
Mivel tud többet egy profi könyvelő?
A profi könyvelő a bizonylatok rögzítésén túl különféle adatokkal és kimutatásokkal támogatja vállalkozásunk döntéshozó tevékenységét, segítségükkel időben figyelmeztet, ha cégünk eredményei elmaradnak a tervezettől, kiadásaink szerkezete megváltozik, vagy valamelyik partnerünk nem fizet határidőre.
Nem így kellene legyen, de sajnos a valóság az, hogy az olcsón dolgozó könyvelők ténylegesen csak bizonylatokat rögzítenek, ha hibás vagy hiányos a dokumentum, nem jelzik megbízójuknak, hiszen az olcsó vállalási díj mellett ez nem is férne bele idejükbe.
Általában a legalább havi és évvégi egyeztetéseket sem végzik el, ha például a minden hónapban szokásos irodabérleti számlát elfelejtjük leadni (vagy a bérbeadó cég elfelejti kiállítani), sosem fogják ezt jelezni számunkra, valószínűleg csak a bérbeadó cég fizetési felszólításából fogunk róla értesülni.
Ugyanígy járhatunk késedelmesen fizető vevőinkkel is: olcsó könyvelőnk nem fogja elintézni helyettünk a fizetési felszólításokat, de még az sem valószínű, hogy jelzi a késedelmet. Ezek az apróságok pedig akár pénzügyileg kellemetlen helyzetbe is hozhatják cégünket.
A profi könyvelő az adófolyószámlákat is egyezteti. Természetesen az adó megfizetésének esedékessége előtt időben megadja, hogy pontosan milyen tételeket kell átutalnunk, de nem elégszik meg ezzel, hó végén ellenőrzi is, hogy nem történt-e valamilyen elmaradás a befizetésekben.
